Opprette dokument fra mal og sende det til signering

Det er enkelt å opprette et dokument fra en mal i Visena, for så å enkelt sende dokumentet til signering (digitalt).

1. Opprett et dokument basert på en mal f.eks. ved å stå på firmasiden og velge “Handlinger” – “Ny” – “Nytt dokument”.

eller bruk “Ny knappen”.  uansett hvor du står i programmet.

 

2. Velg malen du ønsker å bruke. Husk å gi den et annet filnavn enn det malen heter. Det gjør du i feltet nedenfor.

3.  Dersom malen inneholder flettefelter blir disse nå fyllt ut med eks. navn, adresse, prosjektnavn etc.

 

4. Når du er ferdig med dokumentet, lukker du det bare, så blir det lagret til Visena.

 

5. Vinduet med egenskaper for dokumentet ditt står igjen åpent når du har lukket dokumentet.

Trykk nå på “Signering”, for å sende det ferdige dokumentet til digitalsignering.

 

6. Fyll ut Navn, beskrivelse og eventuelt (anbefales) feltene for hvilket Firma, Prosjekt og Person denne signeringen skal tilhøre.

(Dokumentet ligger vedlagt allerede)

7. Velg “Neste”, eller klikk på fane nr 2. Velg her hvem som skal signere, enten ved å legge til eksisterende kontakt, eller ved å skrive inn detaljene for en ny kontakt. (Personen blir så opprettet som en kontakt i Visena).

8. Velg til slutt om signeringen også skal sendes på SMS, frist for signeringen og hvor ofte du ønsker å purre.

9. Når alle har signert vil du få varsling om at dokumentet er ferdig signert. Dersom du har fyllt ut “Firma” i steg 6. vil du finne igjen det ferdig signerte dokumentet lagret på kundes firmaside.

Du kan se en video av hvordan signering gjøres her.