Løpende KYC og AML: Vurder risikoen mens den er relevant – derfor tok Visena-kundene grep

Flere Visena-kunder har gått fra manuelle til automatiserte AML-rutiner (prosesser?). Det er ikke bare et oppgradert system – men en ny måte å jobbe med etterlevelse av hvitvaskingsregelverket (AML) og risiko, med løpende varsling av endringer på treff mot sanksjonslister og politisk eksponerte personer.

AML Portal

Løpende varslinger markerer et skifte: fra en prosess basert på periodiske kundesjekker og øyeblikksbilder, til en moderne prosess som fanger opp endringer. Du beholder full kontroll over de faglige vurderingene – men får bedre oversikt og mindre manuelt arbeid.

Med løpende overvåkning og varslingsfunksjoner får Visenas regnskap- og revisjonskunder et system som hjelper med etterlevelse av hvitvaskingsloven:

• fange endringer fortløpende: Løpende varslinger når noe endrer seg – slik at du kan gjøre kundetiltak i tide og vurdere risikoen mens den er relevant.
• jobbe mer standardisert: Oppsatte prosesser og kundekontrollskjema/KYC-skjema gir en strukturert arbeidsflyt
• dokumentere bedre: Mindre Excel og ad hoc-notater – få full dokumentasjon mens du gjør tiltak

Fra excel til AML-portal

Fra manuelle kontroller til mer presise vurderinger

Flere av kundene våre beskriver hvordan AML tidligere krevde mye manuelt arbeid. Et internt team måtte gjennom porteføljen med jevne mellomrom; informasjon ble samlet i Excel eller dokumenter som krevde ekstra oppfølging. Arbeidet var solid, men tidkrevende – og det var usikkerhet om endringer ble oppdaget i tide.

Med AML-portal endres dette. Styremedlemmer, daglig leder og reelle rettighetshavere hentes inn på firmaer som overvåkes, og sjekkes opp mot sanksjonslister og PEP-registre. Endringene varsles i systemet, og nødvendige kundetiltak og ny risikovurdering kan gjøres med én gang.

Overrasket over antall PEP'er
PKF Revisjon merket effekten umiddelbart etter oppstart av AML 2.0. De hadde i mange år hatt manuell og tidkrevende oversikt over PEP-kunder. Stadige endringer av styremedlemmer gjorde denne jobben ressurskrevende. 

Etter at firmaovervåkning ble aktivert var det enkelt å få en komplett oversikt, samt behandle varslene. Med løpende PEP-sjekk og kontinuerlig overvåkning av firmaer og personer kommer varslene i det øyeblikket noe endrer seg.

Som PKF beskrev det:
“Vi kan reagere på dager – ikke måneder.”

 

Du får med deg alle endringer

En rød bjelle varsler så fort en kunde til overvåkning får en endring det er verdt å sjekke opp. 

 

En samlet og digital AML-prosess
Også GL Skipsregnskap og Agder Regnskapsservice trekker frem hvordan AML Portal gjør hele Anti Money Laundering-prosessen mer helhetlig. Når en kunde legges inn i systemet starter anti-hvitvaskingsprosessen. Dokumentinnhenting, legitimering og risikovurderinger ligger i én sammenhengende prosess.

AML Portal 2.0 er utviklet sammen med revisjons- og regnskapsfirmaer som ønsket en mer moderne og risikobasert kundekontroll. Vi bruker BankID/Stø sin KYC Flow, og for Visena sine regnskaps- og revisjonskunder betyr dette at Visena AML-portal er en integrert del av arbeidsflyten – med tydelig dokumentasjon, mindre manuelt arbeid og en rød tråd fra kunderegistrering til endelig vurdering.

Vil du se hvordan digital kundekontroll fungerer i praksis?
Book en demo med oss – eller test AML Portal selv i den interaktive demoen!